Jak uložit a opakovat sankční kontrolu

Co má záznam vysvětlit

Uložte prověřované osoby a role, varianty jmen, čas a výsledek každého zdroje. Rozlišujte vydání dat, jejich stažení a spuštění kontroly. U nálezu připojte originální identifikátor a důvody ztotožnění či vyloučení. U neúplnosti označte chybějící zdroj a náhradní postup. Samotná titulní strana PDF nebo číslo skóre neposkytuje dostatečný obraz skutečně provedených kroků.

Pokud je prověření součástí AML identifikace nebo kontroly klienta, dokumentace podléhá § 16 AML zákona. Běžná firma však automaticky nepřebírá AML retenční lhůtu jen proto, že používá stejný program. Určete účel, právní základ, dobu a přístupy podle svého postavení. Veřejná zdrojová data a spis konkrétního klienta mají odlišný obsah; citlivé klientské poznámky nesmějí být součástí veřejného snapshotu.

Podněty k nové kontrole

Stanovte události: nový zápis, změna vlastníka, jednající osoby, partnera, banky, služby nebo cílové země a nová významná transakce. Doplňte pravidelnou frekvenci podle rizika a profesních pravidel. Jediná lhůta pro všechny případy nevysvětluje přiměřenost. U dlouho neaktivního vztahu řešte aktualizaci před novým plněním; neodvozujte ji pouze od data původního podpisu smlouvy.

Notifikace změny seznamu sama neprovádí kontrolu vašich klientů, pokud monitoring nebyl skutečně nastaven. Určete, kdo aktualizaci zpracuje, vyhledá dotčené případy a zdokumentuje jejich vyřízení. Při výpadku zachovejte období bez pokrytí a způsob doplnění. Otestujte, že proces reaguje i na změnu aliasu, vyřazení osoby a nový vlastnický vztah, ne pouze na nový řádek.

Zachovejte historii i odpovědnost

Nový závěr připojte k předchozímu s datem a důvodem změny. Potvrzený relevantní nález vyžaduje aktuální opatření; starý negativní protokol není povolením pokračovat. Exportujte podklady, důvody a stav zdrojů. Přidělte náhradní odpovědnou roli při nepřítomnosti pracovníka a pravidelně ověřujte, že archiv lze dohledat i po ukončení smlouvy s dodavatelem programu.

Opakovaná kontrola musí být novým úkonem

U opakované kontroly uložte nový čas, skutečně použitou verzi zdrojů, aktuální vstupy a výsledek. Zachovejte propojení na předchozí záznam, aby bylo vidět, co se změnilo. Pokud kontrola skončí technickou chybou, zapište ji jako neúspěšný pokus a nepřepisujte jí datum posledního úspěchu. Čerstvě vytvořený export ze starých dat se liší od nové kontroly nad aktuální distribucí.

Při změně vlastnické struktury se může změnit i seznam prověřovaných osob. Proto neporovnávejte pouze počet nalezených shod. Doložte, které nové osoby přibyly, které vazby skončily a proč je rozsah dostatečný pro rozhodnutí. U poskytovatele sídel může být kontrolním podnětem změna jednající osoby či neobvyklé přesměrování služby. Kalendářní interval používejte vedle těchto podnětů; sám nezaručuje reakci na podstatnou změnu v průběhu vztahu.