Jak uchovávat a bezpečně předávat AML podklady

Co patří do dokumentace

§ 16 zahrnuje identifikační údaje, pořízené kopie, informace o první identifikaci, podklady kontroly, záznamy kroků a obtíží i rizikové posouzení. Pouhé vyplněné prohlášení klienta nebo závěrečné PDF bez zdrojů nemusí doložit celý proces. U exportu kontrolujte, že obsahuje historii, přílohy a lidské odůvodnění v rozsahu vaší skutečně provedené kontroly.

Pokud doklad nebyl zákonně potřebný, nevytvářejte zbytečnou kopii pouze kvůli velikosti spisu. Pokud byla kopie pořízena nebo ji vyžaduje použitá metoda, zajistěte její čitelnost a bezpečné uchování. Záznam má být průkazný i po personální změně: kdo, kdy a jaký úkon provedl, co ověřil a jak vyřešil rozpory.

Lhůta a její počátek nejsou jedna kolonka

Obecná větev § 16 odst. 1 a 2 stanoví 10 let od jednorázového obchodu nebo ukončení vztahu. Odstavec 5 upravuje u lhůt podle odstavců 1 až 3 počátek prvním dnem následujícího kalendářního měsíce po posledním známém úkonu obchodu. U trvajícího vztahu nepovažujte založení případu za automatický počátek desetileté archivace. Každý spis potřebuje doložený rozhodný okamžik a pravidlo jeho výpočtu.

Zvláštní § 16 odst. 4 pro kategorie § 2 odst. 1 písm. i) a j) rozlišuje dobu podle hodnoty obchodu: při 10 000 EUR nebo více 10 let po ukončení obchodu nebo vztahu, v ostatních případech 5 let po ukončení obchodu. Nepřenášejte tuto výjimku na poskytování sídel ani všechny profese. Evidence školení má jinou lhůtu. U dalších titulů uchování vymezte účel, dobu a rozsah samostatně.

Předání a zánik služby

Použijte řízený přístup, zabezpečený přenos a ověření příjemce. Heslo nebo oprávnění nepředávejte nekontrolovaně v témže veřejném odkazu. Před výmazem dočasného prostoru potvrďte úplnost exportu a možnost dohledání v archivu. Nastavte zálohy a obnovu s přístupovou kontrolou. Kratší produktová retence nemění zákonnou povinnost; dlouhé dodavatelské uložení bez smluvního zajištění ji také samo nesplní.

Kontrola exportu před výmazem

Vyberte jeden spis a zkuste jej otevřít mimo původní aplikaci. Musíte rozpoznat dokumenty, čas kontroly, použitý zdroj, závěr a návaznost příloh. Ověřte čitelnost souborů a vazbu na správného klienta. Pokud formát vyžaduje speciální nástroj, zajistěte možnost čtení i po ukončení předplatného. Zaznamenejte výsledek převzetí, počet či přehled dokumentů a zjištěné mezery. Teprve potom potvrďte bezpečné převzetí do dalšího archivu.

Archiv nemusí být dostupný všem pracovníkům, ale musí umožnit včasnou zákonnou součinnost. Určete, kdo vyhledá starý spis, jak ověří oprávněného příjemce a jak bezpečně předá podklady. Obnova ze zálohy nesmí nekontrolovaně vracet již oprávněně vymazaná data do běžného provozu. Postup výmazu proto spojte s retenční evidencí a správou kopií. Přesun do jiného systému není nový právní důvod pro neomezené uchování ani pro nové využití údajů.