Externí účetní

Kdy se vás povinnost týká

Podnikatelské poskytování účetního poradenství, vedení účetnictví nebo daňové evidence na základě oprávnění.

Výjimky a důležité rozdíly

Interní zaměstnanec účtující pro zaměstnavatele není z tohoto důvodu samostatnou povinnou osobou.
Sdílené účetnictví uvnitř skupiny vyžaduje posouzení skutečného modelu; nelze je automaticky označit za externí službu.
Zařazení posuzujte spolu s § 2 odst. 3: činnost musí být předmětem podnikání, kromě zákonných výjimek pro nepodnikající právnickou osobu, advokátního společníka a vymezenou činnost svěřenského fondu.

Od první zakázky po archivaci

Pracovní postup čtěte společně s působností a výjimkami této profese. Doklad o úkonu vzniká jeho skutečným provedením.

01 · Před první zakázkou

Určete službu a okamžik kontroly

Rozlište měsíční účetnictví, opakované přiznání a skutečně jednorázový úkon. Při trvající spolupráci neodkládejte identifikaci kvůli nízkému honoráři. U jednorázové služby posuďte hodnotu předmětu plnění.

Výstup: Objednávka, popis služby a záznam, proč jde o vztah či obchod.

§ 2 odst. 1 písm. e), § 4, § 7, § 9

Obchodní vztah a jednorázový obchod →Peněžní prahy v AML: hodnota, měna a související obchody →Otevřít pracovní vzor

02 · Před první zakázkou

Ověřte klienta, zástupce a majitele

Předávání účetních dokladů neověřuje totožnost. Zvolte přípustnou metodu, ověřte oprávnění jednající osoby a u společnosti vlastnickou strukturu. Bankovní účet klienta ani datová schránka bez dalšího nepřebírají vaši kontrolu.

Výstup: Záznam metody, podklad oprávnění a zdroje k majiteli.

§ 5, § 8–11

Nový klient: postup od prvních údajů k doložení kontroly →Identifikace na dálku: zákonné možnosti a jejich podmínky →Skutečný majitel: nejprve zjistit, potom ověřit →Otevřít pracovní vzor

03 · Před zahájením služby

Vysvětlete činnost a uzavřete posouzení

Zachyťte běžné příjmy, země, služby a očekávané platby. Vyřešte PEP, sankční skutečnosti a otevřené otázky. Při nedokončitelné kontrole posuďte § 15; podezření má vlastní oznamovací postup.

Výstup: Odůvodněný závěr, podklady a přijatá opatření, nikoli pouze skóre.

§ 9–9a, § 15, § 18

Účel a zamýšlená povaha vztahu: co zjistit před spoluprací →Zdroj peněz a zdroj majetku: dvě různé otázky →Zjednodušená a zesílená kontrola: rozhoduje doložené riziko →Otevřít pracovní vzor

04 · Během spolupráce

Reagujte na změny v účetních podkladech

Nový skutečný majitel, neobvyklý třetí plátce nebo činnost neodpovídající profilu jsou důvodem k přezkumu. Účetní nemusí znát všechny klientovy transakce, ale má vyhodnotit relevantní informace, které při službě získá.

Výstup: Záznam události, dotazu, odpovědi a aktualizovaného závěru.

§ 8 odst. 9, § 9, § 18

Aktualizace klienta a odmítnutí: co dělat při změně nebo nesoučinnosti →Podezřelý obchod: interní eskalace a součinnost →Otevřít pracovní vzor

05 · Při ukončení

Uzavřete vztah a předejte úplný spis do archivu

Oddělte předání účetnictví novému dodavateli od vlastního AML archivu. Uchování a mlčenlivost nekončí výpovědí smlouvy. Zapište rozhodnou událost pro retenci a oprávněné přístupy.

Výstup: Konec vztahu, seznam dokumentů, právní retenční režim a ověřená záloha.

§ 16, § 38

Jak uchovávat a bezpečně předávat AML podklady →Dodavatel AML služby, DPA, incident a ukončení služby →Otevřít pracovní vzor

Připravit klientské podklady v AML formuláři →