AML a GDPR: účel, role a přiměřený rozsah údajů

Začněte konkrétním účelem

Pro každý údaj určete, kterou povinnost plní: identifikaci, kontrolu, posouzení rizika, doložení úkonů nebo zákonné uchování. § 17a odst. 1 AML zákona omezuje zpracování na nezbytný rozsah. Čl. 5 GDPR vyžaduje omezení účelu, minimalizaci, přesnost a přiměřenou dobu. Právní titul AML proto není univerzálním oprávněním sbírat neomezené informace o klientovi a rodině.

Pro povinnost uloženou zákonem je relevantní čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Souhlas nemá zastírat tento titul: jeho odvolání nezruší zákonnou archivaci. Pokud nejste povinnou osobou nebo chcete údaje používat pro jiný účel, právní základ znovu posuďte. Veřejná dostupnost v rejstříku sama neodstraňuje pravidla osobních údajů.

Role se odvozuje od skutečné služby

Povinná osoba obvykle určuje účel vlastní AML evidence jako správce. Dodavatel může její údaje zpracovávat na pokyn jako zpracovatel; musí odpovídat čl. 28 GDPR. Jiné operace dodavatele, například samostatné účely služby, vyžadují vlastní posouzení role a titulu. Název ve smlouvě „zpracovatel“ není dostatečný, pokud skutečně rozhoduje o dalších účelech.

Ověřte, co se dostává do úložiště, logů, podpory, záloh a dalších dodavatelů. Krátké ukládání nebo tvrzení „no-store“ neřeší samo právní roli, technické přenosy ani zabezpečení. Klientský dotaz nemá být v URL, reklamní analytice nebo veřejném vyhledávání. Přístup dávejte podle role a potřebného rozsahu, nikoli automaticky všem zaměstnancům.

Informujte, ale chraňte zvláštní režim

§ 24 odst. 2 vyžaduje před vztahem nebo jednorázovým obchodem informaci o zpracování včetně obecného upozornění na AML účel. Současně § 17a odst. 2 a mlčenlivost omezují poskytování informací o konkrétním AML zpracování. Žádost klienta o přístup či výmaz proto vyřizujte podle GDPR a těchto zvláštních pravidel; nepředávejte bez posouzení interní OPO. Po skončení povinné doby zkontrolujte, zda existuje jiný doložený právní důvod pro další uchování.

Kopírování spisu pro další účel

AML podklad nevkládejte automaticky do obchodní databáze, marketingového systému nebo volně přístupné týmové složky. Stejný pracovník může potřebovat fakturu pro obchod a jen omezený přístup k AML spisu. Nastavte oddělené účely i oprávnění. Pokud chcete údaje využít pro statistiku či zlepšování služby, posuďte skutečnou anonymizaci nebo samostatný právní základ; pouhé odstranění jména nemusí zabránit opětovnému přiřazení.

U žádosti klienta zvolte postup, který ověří totožnost žadatele, vyhledá příslušná data a posoudí zákonné výjimky. Odpověď nemá obsahovat chráněné interní okolnosti jen proto, že exportní tlačítko zahrnuje celý spis. Naopak obecný štítek AML neodůvodňuje ignorovat každou žádost. Zaznamenejte právní důvod rozsahu odpovědi a ponechaného uchování. Při skončení zákonného účelu se potřebná kontrola výmazu vztahuje i na kopie a přístupy dodavatelů.