AML může kopii dokladu vyžadovat nebo dovolovat. Neznamená to, že každá povinná osoba musí vždy kopírovat každý průkaz. Začněte metodou identifikace, svou kategorií a konkrétní potřebou.
Kdy je kopie povinná
§ 25 odst. 8 ukládá vybraným osobám kopírovat průkaz při osobní identifikaci postupem podle § 8 odst. 2, typicky při první identifikaci klienta nebo nové jednající osoby. Jde o úvěrové instituce, poskytovatele platebních služeb či vydavatele elektronických peněz a poskytovatele úschovy cenností či pronájmu bezpečnostních schránek.
Tuto zvláštní povinnost nepřenášejte na všechny účetní a realitní kanceláře. U bankovní identity podle § 8a není samotným použitím metody předepsána kopie průkazu. U distančního postupu podle § 11 odst. 7 jsou naopak příslušné kopie součástí metody.
Pokud vybraná instituce použije digitální stejnopis průkazu, § 25 odst. 8 vyžaduje získat elektronický dokument obsahující jeho údaje. Fotografie obrazovky ani opis několika polí tuto zvláštní povinnost automaticky nenaplňuje; zvolte odpovídající funkci pro předání dokumentu.
Oprávnění musí mít odůvodnění
§ 8 odst. 11 umožňuje kopie či výpisy pro účely AML bez souhlasu klienta. § 9 odst. 8 upravuje obdobně podklady kontroly. Oprávnění není povinnost vytvářet maximální soubor. Vysvětlete, co kopie doloží, zda postačí záznam nebo výpis a jakým rizikům opatření odpovídá.
GDPR platí i při AML: údaje musí mít účel, potřebný rozsah, bezpečnost a správnou retenci. Zákonné AML zpracování nenahrazujte univerzálním souhlasem, který by zdánlivě klient mohl odvoláním vymazat.
Rozsah záleží na metodě
U metod, které vyžadují kopii příslušné části průkazu, neodstraňujte svévolně její povinné údaje či bezpečnostní prvky. Kopírujte relevantní strany; například celá cestovní historie z pasu není obvykle potřebná pro identifikaci. Úpravu kopie či zakrytí jiných údajů posuzujte podle konkrétního právního účelu.
Odlište doklad totožnosti, podpůrný doklad a doklad původu prostředků. Každý má jinou funkci. Doklad poslaný pro identifikaci se nesmí stát volně dostupnou přílohou obchodního CRM.
Předání a uchování jsou součástí práce
Zvolte chráněný kanál a přístup pro potřebné role. Kopie nenechávejte v osobním telefonu pracovníka nebo v otevřené e-mailové složce. U nástroje ověřte export a dobu dostupnosti; zákonný archiv nezávisí na pokračování předplatného.
Retence se řídí příslušnými ustanoveními § 16, včetně zvláštních kategorií a rozhodného okamžiku. Ukládejte jen odůvodněné verze a změny. Po skončení důvodu a příslušné lhůty zajistěte zákonný výmaz, nikoli neomezené držení „pro jistotu“.
Praktický postup
- Určete, zda kopii vyžaduje zákon či zvolená metoda.
- U jiného kopírování zdůvodněte potřebnost a rozsah.
- Použijte chráněný kanál a omezený přístup.
- Zařaďte kopii do vlastního archivu a retenční mapy.
Modelová situace
Účetní při osobní identifikaci zaznamená potřebné údaje a individuálně odůvodní kopii relevantní části dokladu, pokud ji pro AML potřebuje.
Kdy je situace jiná
Kancelář všem klientům po BankID automaticky žádá kompletní pas včetně víz a ukládá jej ve sdílené marketingové složce.
Co doložit
- Důvod kopie, zákonná metoda a rozsah.
- Přístupové role a bezpečné předání.
- Retenční pravidlo, export a případný výmaz.
Na co si dát pozor
- Zaměnit oprávnění za plošnou povinnost.
- Pořídit kopii na soukromé zařízení bez řízeného odstranění.
Časté otázky
Může klient odvolat souhlas a požadovat okamžité vymazání AML kopie?
Zákonné zpracování nestojí obecně na souhlasu. Posuďte zákonný důvod a retenci; odvolání souhlasu je samo neruší.
Je zakrytí každého nepotřebného údaje vždy správné?
Ne automaticky. U povinné kopie příslušné části dokladu respektujte podmínky metody; minimalizace nesmí znehodnotit povinný důkaz.
Použijte návod v praxi
Vyberte podklad podle právě řešeného kroku. Vzor přizpůsobte své profesi a skutečnému případu.
Vyplnit klientské podklady online
Kam pokračovat
- Identifikace na dálku: zákonné možnosti a jejich podmínky — BankID, kopie s kontrolní platbou, kvalifikovaný podpis a převzetí úkonů nejsou zaměnitelné postupy.
- Fyzická osoba a OSVČ: které údaje opravdu potřebujete — Zákonné údaje člověka, doplnění pro podnikání a rozdíl mezi identifikací a kontextem kontroly.
Zdroje a právní podklady
- Zákon č. 253/2008 Sb. — aktuální znění e-Sbírky ↗
§ 8 odst. 11, § 9 odst. 8, § 10 odst. 4, § 11 odst. 7, § 16, § 25 odst. 8 · přístup 2026-10-04 - GDPR ↗
čl. 5, 6, 32 · přístup 2026-10-04
Redakční zpracování a kontroly zdrojů nejsou nezávislým právním schválením vašeho konkrétního postupu. Uvedené podmínky a výjimky vždy porovnejte se svou situací.