Změna klientských údajů není jen administrativní oprava řádku. Nový jednatel, skutečný majitel, plátce nebo činnost může změnit riziko a vyžadovat další ověření. Zachovejte původní údaje a důkazy, zaznamenejte účinnost i okamžik zjištění a posuďte dopad před dalším relevantním obchodem.
Co je změna a co oprava
Překlep v adrese opravte s vysvětlením; změna sídla má svůj právní či faktický podklad. Datum, kdy se o změně dozvíte, nemusí být datem, kdy nastala. Uložte obě informace, pokud je znáte, a označte nejistý čas. Změna od klienta je podnětem k ověření, nikoli automaticky hotovým důkazem.
Novou osobu skutečně jednající za klienta identifikujte a ověřte její oprávnění podle příslušného postupu. Zápis nového jednatele nezajišťuje sám dokončenou identifikaci člověka v konkrétním obchodu. Starý kontakt nesmí dál schvalovat platby jen proto, že byl dříve ověřen.
Vlastnictví posuzujte v celé struktuře
Prodej podílu, přeměna, nová holdingová vrstva nebo změna ovládání může změnit majitele i rizika. Získejte nový podklad a potřebný další zdroj. U klienta podléhajícího příslušné evidenci vychází § 9 odst. 2 písm. b) z registru a dalšího zdroje; seznam jmen zaslaný klientem samotný nemusí stačit.
U ready-made služby uložte vlastnický stav před převodem, převodní dokumenty a nový stav. Původní majitel společnosti není automaticky aktuálním majitelem kupujícího. Oddělte také klienta služby a prodávanou společnost. Přenos majetku, dočasná funkce a pokračující sídlo mohou mít jiné role.
Aktualizace podle rizika a podnětů
§ 8 odst. 9 vyžaduje ověřovat platnost a úplnost informací a zaznamenávat změny s četností a rozsahem podle rizikového profilu. Vedle plánované kontroly využijte události: změnu řídící osoby, země původu, účelu, financování nebo neobvyklého plnění. Neoznačujte všechny klienty za nízké riziko jen kvůli dlouhé historii.
Nový PEP, sankční vazba nebo neprůhledný vlastník mohou vyžadovat jiná opatření. Rozsah další kontroly zdůvodněte. Když potřebné podklady chybějí, použijte příslušný zákonný postup, zvažte nemožnost pokračovat a samostatně podezření; prázdné nové pole není uzavřením změny.
Historie musí zůstat dohledatelná
U každé změny uložte původní stav, nový stav, zdroj, datum a rozhodnutí o dopadu. Původní protokol neobnovujte pod novými daty se starým datem. Chraňte přístupy a propojte záznam s archivem podle zákonné doby. Aktualizace nemění sama lhůtu všech jiných dokumentů.
Praktický postup
- Určete změnu, její účinnost a datum zjištění.
- Ověřte nové osoby a oprávnění.
- Znovu posuďte majitele, strukturu a riziko.
- Vyřešte chybějící podklady před závislým krokem.
- Uložte historii a nové opatření.
Modelová situace
Klient oznámí zahraničního vlastníka po převodu podílů. Účetní uchová starý spis, získá převodní a rejstříkové podklady, ověří nové majitele a aktualizuje riziko. Novou verzi spojí s datem zjištění i změny.
Kdy je situace jiná
Pracovník pouze přepíše jméno majitele v původním protokolu. Neví, odkdy osoba vlastní, kdo údaj ověřil ani zda ovlivňuje PEP či sankční posouzení.
Co doložit
- Starý a nový stav
- Podklad a datum ověření
- Odůvodnění nového rizika a opatření
Na co si dát pozor
- Ztráta původního stavu
- Ověření změny jen tvrzením
- Nový jednatel bez oprávnění a identifikace
Časté otázky
Musím měnit celý spis při nové adrese?
Ne automaticky. Ověřte změnu a její význam, zdůvodněte rozsah dalších úkonů a zachovejte historii.
Může se změna zjistit z registru?
Ano, registr je relevantní zdroj. Posuďte však jeho obsah, aktuálnost a další podklady požadované pro konkrétní otázku.
Použijte návod v praxi
Vyberte podklad podle právě řešeného kroku. Vzor přizpůsobte své profesi a skutečnému případu.
Vyplnit klientské podklady online
Kam pokračovat
- Aktualizace klienta a odmítnutí: co dělat při změně nebo nesoučinnosti — Průběžná kontrola, vyžádání chybějících informací a rozhodnutí, kdy nelze obchod nebo spolupráci uskutečnit.
- Skutečný majitel: nejprve zjistit, potom ověřit — Jak rozlišit nalezení skutečného majitele, ověření jeho identity a doložení důvodu, proč společnost vlastní nebo kontroluje.
Zdroje a právní podklady
- Zákon č. 253/2008 Sb., aktuální znění od 11. 1. 2026 ↗
§ 8 odst. 4–6 a 9, § 9 odst. 2 a 6, § 15–16 · přístup 2026-10-04
Redakční zpracování a kontroly zdrojů nejsou nezávislým právním schválením vašeho konkrétního postupu. Uvedené podmínky a výjimky vždy porovnejte se svou situací.