Jak zjišťovat PEP a co dělat s odpovědí „nevím“

Ptejte se srozumitelně

Klient nemusí znát zkratku PEP ani rozsah české definice. Vysvětlete význam veřejné funkce a uveďte několik příkladů bez jmen osob. Oddělte vlastní funkci, osobu blízkou a známé blízké podnikatelské vazby. Ptejte se také na minulost funkce a změny během vztahu. U firmy zjistěte relevantní fyzické osoby; odpověď společnosti nenahradí zjištění jejího skutečného majitele.

U „nevím“ položte doplňující otázku: o jakou roli, instituci nebo vazbu jde a kdy trvala. Nežádejte bez důvodu úplný rodokmen nebo politické názory. Potřebujete fakta relevantní pro zákonný status. Zaznamenejte, co klient sdělil, jaké vysvětlení dostal a co zůstalo nejasné. Rozlišujte odmítnutí součinnosti od poctivé nejistoty.

Deklarace se doplňuje zdroji

Podle okolností využijte oficiální stránku instituce, oznámení o jmenování, registr nebo další důvěryhodný podklad. Komerční PEP databáze může pomoci, ale může obsahovat zastaralou funkci, chybnou totožnost či jiné pojetí statusu. Posuzujte datum a konkrétní identifikátory. Nález jména bez ztotožnění nesmí být veřejným tvrzením o daném klientovi.

Vnitrostátní seznam FAÚ obsahuje funkce, nikoli všechny osoby, které je právě zastávají. Jeho absence jména tedy není negativní screening. Při hodnocení rozsahu šetření zohledněte riziko a důvěryhodnost známých informací. Pokud se deklarace a oficiální podklad rozcházejí, vyjasněte rozdíl a uchovejte jeho řešení; samotný podpis dotazníku rozpor neodstraňuje.

Uzavřete posouzení a určete další krok

Záznam má uvést potvrzený status, důvod jeho vyloučení nebo nevyřešenou otázku. U potvrzeného PEP navazujte opatření podle § 9 a § 9a. Při zásadně chybějících podkladech posuďte možnost dokončení kontroly a případné § 15; neexistuje automatické oprávnění obchod schválit kvůli spěchu. Změny funkcí sledujte během vztahu a nepište do protokolu, že databáze zaručuje úplnost.

Jak pracovat s neúplnou odpovědí

U odpovědi „nevím“ nejprve zjistěte, co klient neví: význam pojmu, rozsah rodinné vazby, funkci obchodního partnera nebo datum skončení funkce. Každá mezera potřebuje jiný dotaz. Není účelné opakovaně posílat stejnou otázku bez vysvětlení. Uveďte příklady relevantní pro klientovu situaci a požádejte o konkrétní známé skutečnosti. Posouzení právního statusu zůstává úkolem povinné osoby.

Při rozporu popište obě informace bez předčasného obvinění z nepravdivé odpovědi. Oficiální podklad může být starý, klient mohl jinak pochopit otázku nebo se může jednat o jmenovce. Ztotožněte osobu a časové období, vyžádejte potřebné doplnění a zaznamenejte řešení. Pokud otázka zůstane otevřená, jasně označte, které podklady ještě chybějí a jak ovlivňují možnost dokončení kontroly. Prázdné pole nenahrazujte automaticky odpovědí „ne“.